合肥追账公司：企业欠款证据保存要点防范财务损失

货物交付环节的凭证往往容易被忽视，但这对证明履约情况至关重要。每次交货必须取得经收货方签字盖章的送货单，若遇拒签情况，应立即通过邮政快递发送书面通知并保存邮寄凭证。物流平台的电子跟踪信息具有时效性，需要及时下载保存原始数据。建议企业建立电子化的单据管理系统，按照客户名称和交易时间进行分类归档，保存期限不应少于法定诉讼时效。

定期对账是确认债权金额的有效手段。企业应当按月或按季度制作对账单，详细列明每笔交易的日期、金额及未付款项。纸质对账单应通过邮政快递寄送并索取回执;电子对账单需配合往来邮件等辅助证据使用。当交易对手提出账目异议时，应当立即核对原始凭证，必要时进行现场核对并签署书面确认文件。对账单应当由财务部门统一保管，建立完整的检索目录。

规范的催收记录能够有效中断诉讼时效。每次催收都应当形成书面记录，电话催收后需补发书面催款函。催款函内容应当包含明确的欠款金额、拖欠时长及付款期限要求。通过EMS邮寄催款函时，需在备注栏明确标注文件性质，并妥善保管邮寄凭证和签收记录。电子邮件催收应当使用规范标题，避免模糊表述。建议建立电子化的催收日志系统，完整记录每次催收的时间、方式及对方反馈情况。

银行流水是证明资金往来的直接证据。企业应当规范银行账户使用，严格区分对公对私账户。每笔收款都应在备注栏注明对应的合同编号或发票号码，第三方支付平台的交易记录需要及时下载保存。现金交易必须要求对方出具签字确认的收据。财务部门应当按月打印银行对账单，与会计账簿进行交叉核对，发现异常流水要及时查明原因并留存书面说明。

发票管理不仅关乎税务合规，更是重要的债权凭证。发票开具应当与合同内容保持完全一致，开具时间应符合业务实际。增值税专用发票的抵扣联和普通发票的存根联需要专门保管。发票遗失时应及时办理挂失手续，电子发票需定期备份至安全存储设备。需要特别注意发票抬头必须与合同签订方完全一致，避免出现第三方代付导致的债权确认困难。

业务往来函件是证明交易过程的重要补充证据。企业邮箱应当设置自动归档功能，重要邮件需立即备份。即时通讯工具的聊天记录具有法律效力，但需要定期导出并公证保存。建议每月整理重要通讯记录，建立电子档案库。对于关键内容的沟通，应当通过书面函件进行二次确认。档案管理系统应当具备完善的检索功能，确保能够快速定位所需文件。

视听资料在特定情况下能发挥关键作用。重要商务谈判可以进行录音，但需事先告知对方。现场催收时可拍摄视频记录催收过程。原始录音录像资料不得进行任何编辑处理，电子文件应当多设备备份。需要注意的是，未经对方同意的录音在部分司法辖区可能不被采信，因此应当优先考虑其他证据形式。